Empecemos por lo que no hace
Taskavi no calcula nóminas. No genera seguros sociales, no tramita altas y bajas, y no lleva contratos. Para eso ya tienes un programa y no hace falta cambiarlo.
Lo decimos en el primer párrafo y no en la letra pequeña porque es lo que decide si esto te sirve o te hace perder media hora en una llamada. Si lo que buscas es sustituir tu software laboral, esta no es la página.
Lo que resuelve Taskavi es la capa de encima, la que hoy no está en ningún programa: el control del mes.
El mes de una gestoría laboral, tal y como es
El cálculo de una nómina son minutos. Lo que se come el mes es todo lo de alrededor, y se puede contar casi con un calendario en la mano.
Los primeros días se van en recordar. Que falten las horas de tres clientes, las incidencias de otro, los pluses variables del de siempre. Se pide por correo, se pide por WhatsApp, se pide por teléfono. Y cada canal deja el rastro en un sitio distinto, o no lo deja.
A mitad de mes aparece lo que nadie apuntó. Un alta que el cliente mencionó de pasada, una baja que se comunicó tarde, un finiquito que no estaba previsto. Nada de eso estaba en el programa de nóminas: estaba en una conversación.
La última semana se calcula, se revisa y se envía. Esa parte suele ir bien, porque es la que está sistematizada y la que tiene herramienta.
Y luego está el trimestre, que se cruza con todo lo anterior: el 111 en enero, abril, julio y octubre, y el 190 en enero, cuadrando lo que se declaró durante el año.
Mira dónde está el trabajo real. No está en calcular. Está en perseguir, en acordarse y en saber por dónde va cada cliente. Y eso es justo lo único que no tiene herramienta en la mayoría de los despachos.
El 111 y el 190, que es donde se paga el desorden
Los cuatro 111 del año son rutina. El 190 de enero es otra cosa: es el modelo que obliga a que cuadre todo lo que se ha ido declarando, trabajador a trabajador y perceptor a perceptor.
Y ahí es donde aparece lo que se hizo mal en marzo. Una retención aplicada a un profesional que no tocaba, un finiquito que entró tarde, una regularización que alguien hizo y nadie apuntó. En enero no solo hay que arreglarlo: hay que acordarse de por qué se hizo así, once meses después.
Por eso las tareas de presentación guardan su justificante y por eso los cambios de estado quedan en una auditoría que no se puede reescribir. No es burocracia: es que en enero puedas reconstruir qué pasó en marzo sin depender de que alguien se acuerde.
Lo mismo vale cuando llega un requerimiento. La pregunta nunca es «¿lo presentamos?», es «¿cuándo, quién y con qué». Si esa respuesta está en un correo, tardas media mañana en encontrarla.
Por qué el control no está en tu programa de nóminas
No es un defecto de esos programas. Es que están construidos para otra cosa.
Un software laboral está organizado alrededor del cálculo: empresa, trabajador, convenio, concepto, período. Sabe perfectamente cuánto cobra cada persona. Lo que no sabe —porque no es su trabajo— es si el cliente te ha mandado ya las variables de este mes, quién de tu equipo lo lleva, ni cuántas veces se lo has pedido.
Por eso ese control acaba siempre en el mismo sitio: una hoja de cálculo con una fila por cliente y una columna por mes, que actualiza una persona. Y esa hoja tiene tres problemas conocidos. La actualiza quien puede, cuando puede. Solo la entiende quien la hizo. Y en cuanto esa persona falta, el mes se lleva preguntando.
Taskavi no viene a mejorar esa hoja. Viene a que no haga falta.
Qué pone Taskavi encima
Una rejilla de qué ha llegado este mes
Por cliente y por mes, con «Nóminas» como una columna más junto a las de contabilidad. Es el Excel de control que ya tienes, con dos diferencias: se rellena solo cuando entra el documento, y lo ve todo el equipo a la vez. Los conceptos los define cada despacho, porque las columnas que necesita una gestoría con mucho laboral no son las de una que lleva sobre todo fiscal.
Quien no tiene laboral no sale como pendiente
Si un cliente no tiene expediente laboral, su casilla de nóminas aparece como «no aplica», no como pendiente. Parece un detalle y es la diferencia entre una rejilla que se mira todos los días y una llena de falsos pendientes que se deja de mirar en dos semanas. Una lista de tareas en la que la mitad sobran no es una lista de tareas.
El estado sale del documento, no de una casilla
Si el documento está subido para ese concepto y ese mes, la casilla está recibida, y eso manda sobre cualquier marca a mano. Lo que se apunta a mano es la excepción: lo que llegó en papel, lo que viste en el banco, lo que te confirmaron por teléfono. Así el estado no puede discrepar de la realidad, que es lo que acaba matando a cualquier hoja de control.
Los plazos que sí te tocan
Las nóminas y los modelos 111 y 190 entran en el mismo calendario que el resto, con la tarea creada sola, ajustada a fines de semana y a los festivos de tu comunidad, y con los días de antelación que fije el despacho. Los plazos de Seguridad Social no se generan: eso sigue en tu programa.
Cada persona ve su carga, y tú la del equipo
Semáforo por cliente y expediente. Quién va al día, quién necesita ayuda y dónde hay que meter mano, sin reunión de estado y sin preguntar uno por uno. El efecto que más se nota no es el ahorro de la reunión: es que deja de haber clientes que solo entiende una persona.
Un portal para que el cliente deje de llamar
El cliente final entra por enlace, sin cuenta, y ve por dónde va lo suyo. Buena parte de las interrupciones del día son llamadas para preguntar algo que se podría haber mirado.
Datos de terceros: aquí el aislamiento no es un extra
En laboral no manejas datos de tus clientes. Manejas datos de los trabajadores de tus clientes, que es otra cosa: personas que no te han contratado a ti y con las que no tienes relación.
El reparto de papeles es el que marca el artículo 28 del RGPD y está escrito en las Condiciones. Tú, como gestoría, eres el responsable del tratamiento. Taskavi actúa como encargado, y trata esos datos solo para prestarte el servicio.
Por debajo, tres cosas que sostienen eso y que conviene preguntar a cualquier proveedor, no solo a este:
- Aislamiento por despacho. Cada gestoría opera en su propio entorno y la pertenencia se comprueba en cada petición, no se confía a un filtro general que un día se olvida de poner.
- Autorización por área y por rol. Quien lleva fiscal de un cliente no tiene por qué ver su laboral. Se configura por persona.
- Auditoría inmutable de los cambios de estado. Quién cambió qué y cuándo, sin poder reescribirlo después.
Y la IA va con tu clave, así que eliges tú a qué proveedor va cada consulta. En un área donde lo que se consulta puede llevar dentro datos de terceros, eso no es una preferencia técnica.
El detalle está en los Términos y Condiciones y en la Política de Privacidad.
Las excepciones que solo sabe una persona
Todo despacho tiene una lista de particularidades que no está escrita en ningún sitio. El cliente que manda las horas en una foto de un cuaderno. El que tiene dos centros y hay que pedirle las cosas por separado. El que cierra en agosto. El que siempre paga los pluses con un mes de retraso.
Esa lista vive en la cabeza de quien lleva a cada cliente, y es exactamente lo que hace que un relevo duela y que una persona nueva tarde meses en ser útil.
Por eso los conceptos de la rejilla los define cada despacho y no vienen dados. Si en el tuyo hay que perseguir «variables», «partes de horas» o «incidencias» como cosas distintas, se ponen como columnas distintas. Si un cliente no entrega una de ellas nunca, su casilla se marca como que no procede y deja de aparecer.
No es personalización por gusto. Es la manera de que ese conocimiento salga de una cabeza y pase a estar donde lo ve todo el mundo, que es la única forma de que sobreviva a que esa persona se vaya de vacaciones o del despacho.
Lo que cuesta perseguir, en horas
Merece la pena hacer la cuenta con los números de tu despacho, porque casi siempre sale más alta de lo que uno diría.
Coge el número de clientes con laboral y multiplícalo por las veces que hay que pedirles algo cada mes. Añade el tiempo de escribir el recordatorio, el de comprobar si ya había llegado, y el de contestar a quien pregunta por dentro del despacho si tal cosa se envió. Diez minutos por cliente y mes es una estimación prudente, y muchos despachos se pasan.
Con ochenta clientes con laboral, diez minutos son trece horas al mes. Casi dos jornadas completas que no se facturan, que no gustan a nadie y que además son las que más se interrumpen.
Taskavi no elimina esa persecución: los clientes que mandan tarde van a seguir mandando tarde. Lo que quita es la parte que sí es evitable — el tiempo de averiguar qué falta y a quién, y el de contestar a quien pregunta por dentro. En vez de reconstruir el estado cada vez, se mira.
Y quita una segunda cosa, que no se mide en horas pero se nota: dejar de ser la persona que tiene que acordarse de todo.
Cómo se pone en marcha sin parar el mes
La objeción razonable no es el precio, es el tiempo de arranque. Un mes metiendo datos mientras las nóminas siguen saliendo no lo tiene nadie.
El trabajo de alta es acotado: la cartera, qué áreas lleva cada cliente y qué columnas quieres en la rejilla del mes. Las columnas son la decisión que más conviene pensar, porque son las que vas a mirar todos los días. Muchos despachos empiezan con las mismas cinco de siempre —recibidas, emitidas, bancos, cuota de autónomo y nóminas— y añaden las suyas cuando ven qué les falta.
No hay que migrar histórico. La rejilla se empieza a llenar el mes que arrancas, y con dos meses ya sirve para lo que se necesita: saber quién va al día. Nadie mira el checklist de hace un año.
Lo sensato es empezar por una parte de la cartera, la del mes en curso, y no por todo de golpe. Y hacerlo en un mes tranquilo, no en enero.
Vacaciones, bajas y relevos
Hay una prueba sencilla para saber si el control de un despacho está en la herramienta o en las personas: qué pasa en agosto.
Si cuando alguien se va dos semanas hay que hacerle una reunión de traspaso, y aun así aparecen cosas que solo sabía él, el control está en las personas. Es lo normal y no es culpa de nadie: es lo que pasa cuando la información vive en conversaciones.
Con la cartera en una pantalla, el relevo es mirar. Qué clientes lleva, qué tiene pendiente cada uno, qué documentación falta y qué vence la semana que viene. Lo mismo sirve para una baja imprevista, para una incorporación y para el día que decides repartir la cartera de otra manera.
En laboral esto pesa más que en fiscal, y por una razón de calendario. El fiscal se concentra en cuatro picos al año, así que un despacho puede organizarse para que nadie falte en esas semanas. El laboral es mensual y no perdona: las nóminas salen los doce meses, agosto incluido, y el mes que alguien no está hay que sacarlas igual.
Por eso la pregunta de si el control está en la herramienta o en las personas no es teórica en una gestoría laboral. Se responde sola cada verano, y la respuesta se nota en las horas extra de quien se queda.
Resumiendo, por si has bajado directo
Taskavi no calcula nóminas, no genera seguros sociales, no tramita altas ni bajas, no lleva contratos, no exporta a A3, Sage o Wolters Kluwer y no recoge documentos por email ni por WhatsApp.
Taskavi sí te dice qué documentación falta de cada cliente este mes, genera los vencimientos de nóminas, 111 y 190 con su fecha, no deja cerrar una presentación sin justificante, enseña la carga real de cada persona del equipo y deja que el cliente consulte lo suyo sin llamarte.
Si tu problema es el cálculo, no es esto. Si tu problema es que el mes se va en perseguir y en preguntar, entonces sí.